Bij het intakegesprek heeft u een gesprek met de radiotherapeut (bestralingsarts). Op sommige radiotherapie-afdelingen is het gebruikelijk dat hierna ook nog een gesprek volgt met een laborant. Bij het gesprek mag een voor u vertrouwd iemand aanwezig zijn, bijvoorbeeld uw partner of een familielid.
De radiotherapeut zal een persoonlijk behandelplan voor u maken. Daarbij maakt hij gebruik van de gegevens die de verwijzende specialist (bijv. de chirurg, de internist of de KNO-arts) heeft vastgesteld. Omdat het enige tijd duurt voor de radiotherapeut alle gegevens heeft, kan er enige tijd zitten tussen de verwijzing en de oproep van de afdeling radiotherapie. De benodigde gegevens staan in de verwijsbrief en, mocht u geopereerd zijn, in het operatieverslag, het PA-verslag en de fotomap. Tegenwoordig zijn de gegevens van de foto's vaak digitaal (dus in de computer) opgeslagen en zichtbaar te maken via het beeldscherm van de computer met behulp van een cd of dvd. Ondanks dat de radiotherapeut veel informatie heeft, zal hij u toch opnieuw vragen stellen over uw ziekte. Een patiënt in levenden lijve is immers anders dan een mens op papier. Meestal zal hij ook een gericht lichamelijk onderzoek doen om een indruk te krijgen van uw lichamelijke gesteldheid. Hij zal het gebied dat bestraald moet worden nauwkeurig onderzoeken. Daarna bepaalt hij welke bestralingsmethode voor u de beste is. Hij vertelt u hoe vaak u bestraald gaat worden, legt u uit hoe de bestraling in zijn werk gaat, wat de bijwerkingen kunnen zijn en welke hulpmiddelen of aanvullende onderzoeken nog nodig zijn. Hij kan u direct een schema meegeven waarop alle afspraken staan of u krijgt een oproep toegestuurd. Op sommige afdelingen zal de laborant u ook nog apart informatie geven over de bestraling.